PMP^®(項目管理專業人士)需求跟蹤矩陣(Requirement Traceability Matrix, RTM)的使用是項目管理中的一個重要環節，它幫助項目團隊確保所有需求都被正確追蹤、管理和驗證。以下是PMP^®需求跟蹤矩陣的具體使用方法：

一、明確項目需求

首先，需要明確項目的所有需求，包括功能性需求、非功能性需求以及潛在的隱含需求。這些需求應來自項目發起人、客戶、用戶等干系人，并經過充分的溝通和確認。

二、設計需求跟蹤矩陣

確定關鍵列：通常，需求跟蹤矩陣應包含需求ID、需求描述、來源、優先級、狀態、責任人等關鍵列。根據項目需要，還可以設計額外的列來記錄更多信息，如影響分析、風險評估、完成日期等。

為需求分配ID：為每個需求分配一個唯一的標識符(如需求ID)，以便在矩陣中清晰識別和追蹤。

三、填充需求跟蹤矩陣

需求描述：準確描述每個需求，包括需求的背景、目的、具體內容和預期結果。

來源：注明需求的來源，如項目發起人、客戶、用戶等。

優先級：評估每個需求的優先級，以便在項目資源有限的情況下合理分配資源。

狀態：記錄每個需求的當前狀態，如未開始、進行中、已完成等。

責任人：為每個需求分配明確的責任人，并制定相應的實現計劃和時間表。

四、更新需求跟蹤矩陣

隨著項目的進展，需求可能會發生變更或增加。因此，需要定期更新需求跟蹤矩陣以反映需求的狀態變化。

記錄變更：當需求發生變更時，應記錄變更的原因、時間和影響范圍等信息。

更新狀態：當某個需求被實現時，應將其狀態標記為“已完成”;當需求被取消或重新安排時，也應及時更新其狀態。

五、利用需求跟蹤矩陣進行項目管理

促進溝通：通過需求跟蹤矩陣，項目團隊成員可以清晰地了解每個需求的狀態和責任人，促進團隊成員之間的溝通和協作。

支持變更管理：需求跟蹤矩陣是變更管理的重要工具。當需求發生變更時，可以通過矩陣快速識別受影響的領域，并制定相應的應對措施。

驗證和確認：在項目結束階段，通過對比需求跟蹤矩陣中的記錄與實際項目成果，驗證和確認所有需求是否都得到了滿足。這有助于確保項目的交付物符合客戶的期望和要求。

六、持續改進

在項目結束后，應回顧和總結需求跟蹤矩陣的使用情況，識別存在的問題和不足，并提出改進措施。這有助于在未來的項目中更好地應用需求跟蹤矩陣，提高項目管理的水平和效果。