在PMP^®(項(xiàng)目管理專業(yè)人士)認(rèn)證體系中，合同收尾與行政收尾是項(xiàng)目收尾階段的兩個核心概念，二者在定義、核心目的、關(guān)鍵動作、觸發(fā)條件、收尾次數(shù)及責(zé)任主體等方面存在顯著差異，具體如下：

一、定義與核心目的

合同收尾

定義：在合同雙方履行完各自義務(wù)后，進(jìn)行的正式收尾工作，屬于結(jié)束采購過程的一部分。

核心目的：確保合同中的所有工作(如產(chǎn)品驗(yàn)收、價款結(jié)算、爭議解決)均已完成，標(biāo)志合同關(guān)系的終止。

本質(zhì)：以合同為依據(jù)，關(guān)閉項(xiàng)目合同協(xié)議。

行政收尾

定義：在項(xiàng)目或項(xiàng)目階段結(jié)束時，對項(xiàng)目成果進(jìn)行正式驗(yàn)收，并將項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)解散的過程。

核心目的：確保項(xiàng)目成果得到客戶認(rèn)可，資源妥善處理，經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)總結(jié)并形成組織過程資產(chǎn)。

本質(zhì)：對項(xiàng)目工作進(jìn)行全面回顧，完成項(xiàng)目文檔歸檔和成果移交。

二、關(guān)鍵動作與流程

合同收尾

主要動作：

產(chǎn)品核實(shí)：按合同標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收可交付成果。

財(cái)務(wù)結(jié)算：結(jié)算最終價款，支付款項(xiàng)，退還保證金。

合同歸檔：更新合同記錄，形成合同檔案。

采購審計(jì)：總結(jié)采購經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，優(yōu)化未來采購流程。

流程：確認(rèn)工作驗(yàn)收→處理未決索賠→更新結(jié)果并存檔。

行政收尾

主要動作：

成果驗(yàn)收：交付成果并獲得客戶認(rèn)可。

資源移交：重新分配人員、關(guān)閉項(xiàng)目賬戶。

經(jīng)驗(yàn)總結(jié)：提煉經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，形成組織過程資產(chǎn)。

文檔歸檔：整理項(xiàng)目記錄，供組織未來使用。

流程：交付成果→客戶驗(yàn)收→成本計(jì)入賬目→關(guān)閉賬戶→人員解散。

三、觸發(fā)條件與收尾次數(shù)

合同收尾

觸發(fā)條件：合同雙方履行完義務(wù)，或合同因違約、提前終止等原因結(jié)束。

收尾次數(shù)：每個合同僅需一次，無論項(xiàng)目階段如何劃分。

行政收尾

觸發(fā)條件：項(xiàng)目或項(xiàng)目階段達(dá)到預(yù)定目標(biāo)，或因其他原因終止。

收尾次數(shù)：每個項(xiàng)目階段結(jié)束時需進(jìn)行一次，整個項(xiàng)目結(jié)束時也需進(jìn)行。

四、責(zé)任主體與書面確認(rèn)

合同收尾

責(zé)任主體：買方采購管理員(如項(xiàng)目經(jīng)理或合同管理員)。

書面確認(rèn)：向賣方簽發(fā)合同結(jié)束的書面確認(rèn)。

行政收尾

責(zé)任主體：項(xiàng)目發(fā)起人或高層管理者。

書面確認(rèn)：向項(xiàng)目經(jīng)理簽發(fā)項(xiàng)目階段結(jié)束或項(xiàng)目整體結(jié)束的書面確認(rèn)。

五、時間順序與邏輯關(guān)系

整體項(xiàng)目視角：合同收尾優(yōu)先于行政收尾。例如，以合同形式進(jìn)行的項(xiàng)目需先完成采購審計(jì)和合同收尾，再進(jìn)行行政收尾。

單一合同視角：合同收尾中可能包含行政收尾工作(如合同管理收尾)，但行政收尾的范疇更廣，涉及項(xiàng)目整體成果和資源處理。

六、聯(lián)系與共性

共同目標(biāo)：均需確保項(xiàng)目或合同工作完整結(jié)束，避免遺留問題。

關(guān)鍵動作重疊：

產(chǎn)品核實(shí)：確認(rèn)可交付成果符合要求。

經(jīng)驗(yàn)總結(jié)：提煉教訓(xùn)并更新組織過程資產(chǎn)。

資料歸檔：整理項(xiàng)目記錄以供未來參考。